Вопрос к бухгалтеру о командировке

Бухгалтеру о командировке. Отчетные документы по аренде жилья

ВОПРОС: Во время командировки в Санкт-Петербург сотрудники арендовали квартиру посуточно у физического лица. К авансовому отчету прилагается только договор найма жилого помещения заключенный одним из командированных с владельцем квартиры и расписка о передаче денег. Являются ли эти отчетные документы достаточными для отражения их в налоговом учете и обязана ли администрация, принимающая такие расходы к отражению в учете, сообщать в налоговую инспекцию о доходах, полученных наймодателем? 

ОТВЕТ: Очень важно, чтобы среди отчетных документов об аренде квартиры посуточно в Санкт-Петербурге помимо договора присутствовал и документ, подтверждающий оплату: чек, расписка о получении или иной платеж, предусмотренный условиями договора.

Если в арендованной квартире проживало несколько ваших сотрудников, а договор заключен лишь с одним из них, то компенсация затрат производится тому сотруднику, чье имя и реквизиты прописаны в договоре.

Также существенным является и соответствие периода аренды помещения сроку командировки. Компенсации командированному сотруднику подлежат только затраты на аренду жилого помещения в период, предусмотренный приказом о командировке.

Уплата наймодателем налога на доход физических лиц, в данном случае, не будет вашей проблемой, поскольку вы не являетесь налоговым агентом в сделке по аренде, да и участником ее. Договор был заключен между наймодателем и вашим сотрудником, расходы которого вами просто были компенсированы.